Staving EPB

Handige voorbeeldfiches voor staving van je EPB-dossier

Sinds begin 2017 is de aangifteplichtige verantwoordelijk om de stavingsstukken aan te leveren. Onze OVED-werkgroep rond staving wil de bouwheer en aannemers daarbij begeleiden en werkte 22 voorbeeldfiches uit. 

 
Overzicht van deze pagina:

• Waarom nam OVED dit initiatief?
• NIEUW: De basisprincipes: toets elk stavingsstuk af aan de 4 T's
• Wat moet je als aangifteplichtige doen?
• Wat moet je als architect, aannemer of installateur doen?
• Wat moet je als EPB-verslaggever doen?
• Download de voorbeeldfiches

 

Waarom nam OVED dit initiatief?

Het gebeurde en gebeurt jammergenoeg maar al te vaak dat bepaalde constructiedelen of technieken bij oplevering onvoldoende gestaafd zijn en dan moet de verslaggever met slechtere waarden bij ontstentenis rekenen bij de EPB-aangifte.

 

Dat is een heel spijtige zaak voor de aangifteplichtige die -ondanks de hoge investeringskosten- de EPB-eisen mogelijk niet meer behaalt en daardoor een boete riskeert, of waardoor het EPB-dossier niet tijdig kan ingediend worden, met een boete voor laattijdig indienen tot gevolg.

 

Maar ook de aannemers, installateurs of technologieleveranciers zien hun producten of technologieën energetisch slechter gevalideerd dan eerst vooropgesteld, mogelijk met ontevreden klanten tot gevolg.

 

De juiste EPB-info moet dus vlotter doorstromen, vonden onze verslaggevers bij OVED! Daarom werkte onze werkgroep 22 voorbeeldfiches uit voor staving van constructiedelen en technieken. Met die voorbeeldfiches kan iedereen van het bouwteam nu zijn of haar steentje bijdragen aan het EPB-stavingsdossier, zodat de verslaggever waarheidsgetrouw en tijdig de energieprestatie van het gebouw kan rapporteren.

  

NIEUW: De basisprincipes: toets elk stuk af aan de 4 T's! (dd. 2022)

In 2021 stelde OVED samen met NAV, Agoria, Embuild (vroegere VCB)... en andere sectororganisaties een leidraad voor EPB-staving binnen de bouwsectorop met meer informatie over de basisprincipes. Die leidraad werd in 2022 geverifieerd door het VEKA. 

  

Kort samengevat: toets staving af aan de 4 T's!

"Om EPB-aanvaard te zijn volgens de spelregels van het VEKA moet elk stavingsstuk … zijn":

• Tegensprekelijk (zoals een factuur die je niet betaalt, werfverslag aan alle betrokkenen, i.t.t. een verklaring op eer)
• Toewijsbaar aan de werf
• Niet Tegenstrijdig met visuele vaststellingen
• Voldoende gedetailleerd over de Technische eigenschappen van een toestel of materiaal

 

Als je elk stavingsstuk voor EPB hieraan aftoetst, kom je al een heel eind! 

  

👉 TIP! Een addendum dat deel uitmaakt van een officieel (eind)werfverslag bij de voorlopige oplevering met alle EPB-info kan ook een oplossing zijn als niet alle EPB-info werd bijgehouden tijdens het bouwproces.

  

Met input van onze leden werkte expert Jorn van OVED een voorbeelddossier met concrete stavingsstukken uit. In 2024 finaliseren we die. Dat dossier kan je helpen om de 4T's principes beter te begrijpen en in de praktijk te brengen. Zodra die klaar en geverifieerd is door VEKA, verschijnt die hier.

   

Wat moet je als aangifteplichtige doen?

Wie doet wat in het EPB-proces? Je kan maar beter van bij de start goede afspraken maken. Je kan best deze standaard infofiche ‘wie doet wat’ van het VEKA eens overlopen. Zo ben je als bouwheer goed geïnformeerd over wat je te wachten staat en wat je van de EPB-verslaggever mag verwachten. 

Download hier de infofiches voor de bouwheer in het Nederlands of het Frans

 

In het Energiedecreet (gepubliceerd op 30 maart 2017) staat dat de aangifteplichtige verantwoordelijk is voor het opvragen en aanleveren van stavingstukken aan de EPB-verslaggever. Dit geldt niet alleen voor nieuwe EPB-opdrachten, maar ook voor lopende EPB-dossiers. 

  

We merken in de praktijk dat de juiste staving aanleveren toch vaak nog een struikelblok is. Om jou daarbij te helpen als aangifteplichtige, heeft het Vlaams Energie en Klimaatagentschap (VEKA) als een leidraad opgesteld, met heel wat tips voor elke bouwfase.

Architecten, aannemers en installateurs dienen jou (de aangifteplichtige) op eerste verzoek de correcte technische EPB-info aan de aangifteplichtige aan te leveren. 

 

Concreet:

• Bespreek tijdig met je architect én verslaggever of de ontworpen constructies en technieken EPB-conform zijn. Vraag daarbij na welke aandachtspunten je voor de offerte en tijdens uitvoering je in acht moet nemen. 
• Stuur bij de offertevragen al proactief de juiste voorbeeldfiches door naar je aannemers en installateurs en vraag de technische fiches met EPB-specificaties dan al op! (bv de fiche voor warmtepompen)
• Breng de verslaggever tijdig op de hoogte van wijzigingen tijdens de uitvoering, want die kunnen een grote impact hebben op het EPB-eindresultaat.
• Kijk zeker na of de eindfactuur alle nodige info voor de verslaggever bevat, zoals gevraagd op de OVED-voorbeeldfiche. Ontbreken er gegevens, vraag dan -best voor betaling- zo snel mogelijk de correcte factuur op met verwijzing naar meer details in de bijlage (let op: de bijlage mag niet enkel naar de factuur verwijzen, want die kan achteraf opgemaakt zijn en is niet noodzakelijk tegensprekelijk!).
• Bij twijfel of een stavingsstuk geldig is, toets je het af aan deze leidraad voor stavingsstukken van het VEKA. Het VEKA gaat uit van enkele basisprincipes voor geldige stavingsstukken, namelijk (1) dat het over die specifieke bouwwerf gaat, (2) dat het stavingsstuk niet tegenstrijdig mag zijn met visuele vaststellingen, (3) dat het tegensprekelijk is (bv een factuur of vorderingsstaat kan je protesteren, terwijl verklaringen op eer dat niet zijn, dus niet aanvaard zijn) en (4) dat het voldoende details bevat. Is dan het nog niet helemaal duidelijk, dan kan je best je EPB-verslaggever om raad vragen.
• Vraag je verslaggever om de voorlopige resultaten vòòr het indienen van de EPB-aangifte. In de periode van 12 maanden na de ingebruikname/einde der werken kan je eventueel nog verbeteringen of aanpassingswerken uitvoeren om de resultaten bij te sturen. Als de EPB-aangifte definitief is ingediend, is dit niet meer mogelijk!

 

Het is zeer belangrijk om van bij het ontwerp en de offertefase al aandacht te besteden aan de EPB-eisen en aan staving van je EPB-dossier, want na betaling van de facturen of na oplevering kan het al te laat zijn om het gebouw nog EPB-conform te maken en/of de correcte stavingsstukken nog te bemachtigen. Je kan ook altijd raad vragen aan je verslaggever hoe je je stavingsdossier best aanpakt.

Tip van VEKA: Wat doe je als je onvoldoende staving hebt?

Wat moet je als architect, aannemer of installateur doen?

Volgens het recente Energiedecreet dienen architecten, aannemers en installateurs op eerste verzoek de correcte technische EPB-info aan de aangifteplichtige aan te leveren. 

Belangrijk voor de architect:

Overleg je ontwerp tijdig met de verslaggever om de EPB-eisen! Waar nodig kan het ontwerp in onderling overleg nog bijgestuurd worden. Breng de verslaggever tijdig op de hoogte van wijzigingen tijdens de uitvoering, want die kunnen een grote impact hebben op het EPB-eindresultaat. 

Als architect lever je voor het EPB-stavingsdossier onder andere het bouwplan aan (eerst het ontwerpplan, later het asbuild plan met alle finaal gebruikte materialen en technieken en plaatsen), werfverslagen (ondertekend of met ontvangstbevestiging per mail voor stilzwijgend akkoord na 5 dagen), vorderingsstaten (bevatten meestel een detail als bijlage bij de factuur: bv 12 cm PUR) en de uitvoeringsdetails van de bouwknopen volgens methode B. Ontvangt de EPB-verslaggever geen bouwknopendetails of foto's als staving, dan dient hij of zij met de forfait (strafpunten) van optie C te rekenen.

 

Belangrijk voor de aannemers en installateurs:

Als aannemers en installateurs gaat het over offertes, facturen, vorderingsstaten en technische fiches. Zeer belangrijk is dat de factuur correct en volledig is om te mogen meerekenen in het EPB-eindresultaat. Maar vaak is het voor jou als aannemer of installateur niet altijd duidelijk welke info verslaggevers precies moeten rapporteren. Deze fiches helpen je daarbij op weg, want ze bundelen alle gegevens per constructiedeel of per techniek die de verslaggever nodig heeft voor de aangifte. Zo maak je meteen de correcte factuur op en win je tijd!

 

Concreet:

• Je selecteert en download de voorbeeldfiches die voor elk bouwproject specifiek van toepassing zijn.
• Je bewerkt de voorbeeldfiches door ze naar je eigen sjabloon om te zetten, dus met je eigen logo en bedrijfsgegevens erop.
• Je vult alle gevraagde EPB-gegevens in en bezorgt technische fiches. Soms moet je dezelfde fiche meermaals invullen, bv ruwbouwaannemers die verschillende isolatiematerialen gebruikt hebben, of raamleveranciers vullen het stavingsstuk voor ramen nogmaals in voor schuiframen...
• Op je factuur noteer je een verwijzing (bv nummer) naar de bijlage met meer EPB-details.
• En je bezorgt de factuur met bijlage als één geheel aan je klant.

 

(*) Zeer belangrijk: De bijlage bij de factuur wordt enkel aanvaard als de factuur verwijst naar die bijlage met meer info en met dezelfde datum! Dit omdat een factuur een tegensprekelijk document is. Een bijlage op zich (zonder verwijzing op de factuur) ziet het VEKA als een verklaring op eer en zal men dat verwerpen als stavingsstuk voor de EPB-aangifte.

 

Wat moet je als EPB-verslaggever doen?

De verslaggever is enkel verantwoordelijk voor het correct rapporteren van de reëel uitgevoerde toestand, op basis van het stavingsdossier. 

 

Als verslaggever moet je nog steeds aftoetsen of een stavingsstuk geldig is!

Bij twijfel of een stavingsstuk geldig is, toets je het af aan deze leidraad voor stavingsstukken van het VEKA. Het VEKA gaat uit van enkele basisprincipes voor geldige stavingsstukken, namelijk (1) dat het over die specifieke bouwwerf gaat, (2) dat het stavingsstuk niet tegenstrijdig mag zijn met visuele vaststellingen, (3) dat het tegensprekelijk is (bv een factuur of vorderingsstaat kan je protesteren, terwijl verklaringen op eer dat niet zijn, dus niet aanvaard zijn) en (4) dat het voldoende details bevat. 

 

Betekent dit dat je als verslaggevers met deze voorbeeldfiches niets meer moet controleren?

Neen! Je moet nog steeds controleren of je geen tegenstrijdige stavingsstukken of andere visuele vaststellingen ter plaatse vaststelt. Visuele vaststellingen primeren! En daarop baseert het VEKA zich ook bij in situ controles. 

 

Enkele voorbeelden van zaken die je best ter plaatse gaat controleren:

• één circulatiepomp blijken er twee te zijn in werkelijkheid
• er is een factuur voor PV-panelen, maar in werkelijkheid zijn die niet geplaatst
• er is een ander type warmtepomp geplaatst dan op de factuur

Dus: Baseer je niet enkel op de ingevulde voorbeeldfiches, maar ga best op de werf langs net voor de aangifte! (advies van VEKA zelf)

 

Moet je als verslaggever nog elke waarde op de ingevulde fiche of bijlage nakijken?

Neen, op zich hoef je niet alle waarden op te zoeken in technische fiches of de EPBD, maar je gaat best wel ter plaatse controleren (zie hierboven).

 

Stel dat er foutieve technische gegevens op de bijlage bij factuur vermeld staan, dan zal VEKA de verslaggever wel nog altijd in eerste lijn aanspreken voor foutieve rapportage en beboeten, want het VEKA is niet bevoegd over derden. De verslaggever kan die boete wel proberen verhalen op de aannemer via de rechtbank, met als bewijs het foutieve stavingstuk van de aannemer. Dat oordeelt de rechter geval per geval.

 

Je kan ook kiezen voor een alternatieve manier voor staving ipv de voorbeeldfiches:

De fiches zijn enkel een leidraad, maar nog beter is als je alle info terugvindt op de stavingsstukken (of een combinatie van plannen, foto's, technische fiches, meetstaat... zie VEKA-website)! Dit is enkel een hulpmiddel ter controle of als er niets anders voorhanden is. 

 

De verslaggever kan ook adviseren aan bouwheer dat hij of zij best materiaal of techniek kiest die in de EPBD-databank is opgenomen (zowiezo EPB-conform) en om ook de technische fiche bij de (volledige) factuur opvragen. Hou daarbij wel steeds rekening met de leidraad voor een geldig stavingsstuk.

 

Hoe gebruik je de voorbeeldfiches voor staving?

Deze voorbeeldfiches zijn vooral toegespitst op residentiële projecten, omdat bij niet-residentiële projecten de EPB-info over het algemeen vlotter doorstroomt naar de verslaggever.

 

Als aanvulling op de website van VEKA, kunnen deze voorbeeldfiches gebruikt worden als checklist voor de bouwheer om te toesten of alle EPB-info aangeleverd werd en als bijlagen bij de factuur, aanpasbaar en in te vullen door de aannemers en installateurs. 

 

Soms moet je dezelfde voorbeeldfiche meermaals invullen, bv. de isolatiefiche ingeval ruwbouwaannemers verschillende isolatiematerialen gebruikt hebben, of raamleveranciers vullen het stavingsstuk voor ramen nogmaals in voor schuiframen...

 

Disclaimer bij de voorbeeldfiches: Deze bewerkbare voorbeeldfiche is louter informatief en verbindt OVED vzw niet. Het gebruik ervan is op eigen verantwoordelijkheid van de betrokken partijen.  

 

Download de voorbeeldfiches voor staving EPB (recentste nazicht begin juli 2020 voor EPB-software versie 11.0.0*)

Download hier de bewerkbare voorbeeldfiches afzonderlijk per onderdeel van de constructie of per techniek voor correct staving van je EPB-dossier. Sommige invulvelden zullen niet van toepassing zijn voor alle projecten. EPB is specialistenwerk geworden, dus contacteer je verslaggever voor vragen de vermelde parameters en of ze van toepassing zijn.

 

Belangrijk: De voorbeeldfiches mogen enkel gebruikt worden als bijlage bij een factuur, op voorwaarde dat de factuur verwijst naar die bijlage met meer EPB-info en met dezelfde datum! Dit omdat een factuur een tegensprekelijk document is. Een bijlage op zich (zonder verwijzing op de factuur) ziet het VEKA als een verklaring op eer (kan bv. op een latere datum bijgevoegd zijn) en zal men dat verwerpen als stavingsstuk voor de EPB-aangifte.

 

Constructie en technische fiches

1. Buitenschrijnwerk
2. Buitendeuren
3. Poorten
4. Wanden in contact met grond
5. Wanden in contact met buitenomgeving (**)
6. Binnenmuren
7. Vloerisolatie
8. Isolatie hellend dak
9. Isolatie plat dak
10. Isolatie plafond
11. Draagstructuur muren
12. Deklaag
13. Ketel
14. Warmtepomp (dit is zeer complex en type afhankelijk! Vraag hulp aan je verslaggever en fabrikant wat van toepassing is)
15. Sanitair warm water
16. Koeling
17. Ventilatie
18. Voorkoeling ventilatielucht bij D-systeem
19. Ventiloconvectoren
20. PV-panelen
21. Zonneboiler
22. Verlichting (niet-residentieel)

  

* Met dank aan OVED-lid Thijs Missiaen (MijnEPB) voor het actualiseren van de fiches!

 

** Belangrijke opmerking ivm doorboringen van wanden (juli 2020): 

 

Door de software-update naar versie 11.0.0 zou er strikt genomen een fiche moeten bijgemaakt voor ‘doorboringen door materialen andere dan isolatie’, waarbij verslaggevers opvragen hoeveel vijzen/nagels er per m² de wanden (bv. OSB, varianten zoals hout/mdf/Celit/Pavatex/…) doorboren. Het lijkt ons eerlijk gezegd vrij absurd en onbegonnen werk om dit op te vragen bij de bouwheer of aannemers. Als gevolg daarvan zullen de meeste verslaggevers pragmatisch gezien de waarde bij ontstentenis gaan gebruiken.

 

Concreet voorstel van OVED aan VEKA: terug volgens het vorige principe, ofwel een WBO (zoals bij spouwhaken). VEKA bekijkt dit nog.

 

Belangrijk ivm staving van bouwknopen

De architect levert op het eerste verzoek (zie energiedecreet versie 2017!) samen met het bouwplan (finaal het asbuild plan) ook de uitvoeringsdetails aan van de bouwknopen volgens methode B. Ontvangt de EPB-verslaggever geen bouwknopendetails of foto's (die mogen ook van de bouwheer komen), dan dient hij of zij met de forfait (strafpunten) van optie C voor de bouwnkopen te rekenen. 

Meer info over staving van bouwknopen

Belangrijk ivm staving van warmteverliesberekeningen

Gebruik het rekenblad van VEKA voor bouwaanvragen vanaf 1/3/2017: zie website ivm afgiftesystemen voor ruimteverwarming

• Template 'Minimale gegevens vertrek- en retourtemperatuur' (xlsm, mei 2017)
• Er is ook een ingevuld voorbeeld beschikbaar (xlsm, mei 2017) van 'Minimale gegevens vertrek- en retourtemperatuur'

Iedereen kan zijn steentje bijdragen: oproep aan de hele bouwsector

Om dit initiatief zo breed mogelijk bekend te maken, OVED vraagt de medewerking van andere sectororganisaties uit de bouwsector zoals NAV, de Bouwunie, VCB, ORI, de steunpunten duurzaam bouwen, VIBE, WTCB, Agoria, Ventibel, Verozo...  

Ook onze technologie-/productpartners zoals Daikin, Renson, Isover, Viessmann, Zehnder, Reynaers, Vaillant... spelen een belangrijke rol in dit verhaal om hun aannnemers of installateurs te sensibilisteren om de stavignsstukken correct op te maken. 

 

Vragen of bemerkingen?

Contacteer het OVED-secretariaat via info@oved.be of 09 224 01 30.

Veel succes!